Эта статья будет целиком
посвящена тайм менеджменту. Я расскажу, как можно грамотно разделить свое
время, чтобы все успеть сделать на неделе, или как минимум, чтобы эффективно
выполнить наиболее важные задачи. Начну с истории. Многие, кто используют
техники GTD или тайм менеджмента вообще, по сути занимаются разбиением целей на
задачи и планированием их выполнения во времени. Одно время, когда я только
начинал разбираться в области тайм менеджмента, я все делал довольно просто —
на каждую неделю готовил список задач, которые успею выполнить, потом
планировал их выполнение в календаре по дням. Но вот беда — эффективность
такого разбиения была очень низкой. Я закрывал неделю за неделей с выполнением
максимум 50% от всех поставленных задач. Почему так происходило?
Я видел эту проблему и пробовал бороться с ней
разными способами. Увеличивал свою производительность — изучал новые методики,
приобретал новые навыки, но все это давало лишь небольшой прирост
производительности.
Самое интересное, что даже
если я ставил количество задач на неделю, заведомо меньшее, чем мог бы реально
выполнить — даже в этом случае я не мог добиться 100% выполнения задач. Это
начинало становится навящивой идеей и сильно нервировать.
Проблема усугублялась тем, что ни одна из методик
тайм менеджмента не отвечала мне, почему так происходит!
Как это обычно бывает, настал тот момент, когда я
начал приближаться к разгадке этого вопроса. В еженедельном анализе личной
эффективности я заметил, что проблемы начинают возникать в тот момент, когда
срывается срок выполнения какой-то отдельной задачи. Начиная с этого дня,
задачи начинают сильно ехать по срокам и ближе к концу недели они уже сильно не
укладываются в отведенное оставшееся время. Я начал смотреть более внимательно,
и понял, что проблема в том, что у меня нет понимания, когда и на что я могу
тратить время дня.
Что делать, когда задача
выходит за рамки назначенного на нее времени? Здесь не важна причина —
отвлечение на другие срочные задачи или проблемы оценки времени — проблема в
том, что непонятно, что делать дальше. То есть вы видите, что на следующий день
у вас уже запланированы какие-то задачи. Нужно делать их? А если приоритет у
просроченной задачи выше, то тогда делать все-таки ее? Из-за этих вопросов
возникала неопределенность, из-за которой вся последующая неделя и шла
наперекосяк. Нужно было что-то делать, и я придумал интересную схему —
достаточно просто разбить время дня на блоки, которые отведены на выполнение
задач только определенной жизненной области. Вот, как это выглядит на практике:
Я разделил все свои задачи на несколько больших
областей жизни. Это:
1) физические задачи,
2) духовные задачи,
3) задачи карьеры,
4)
задачи собственного бизнеса,
5) семейные задачи
6) другие задачи, связанные с ежедневной
рутиной, например обеды, поездки и так далее.
После того, как у меня появился этот список, я
открыл электронный ежедневник и посмотрел на время одного дня. Свой день я
начинаю с 6 часов утра и заканчиваю в 22 часа. Поэтому у меня есть 16 часов
активного времени в день.
1) На физическую
практику я выделил время с 6 до 8
2) Далее идет
1.5 часа рутины
3) Следующие 5 часов (плюс в
середине полчаса на обед) — на карьеру
4)
Следующие 3 часа — на собственный бизнес
5)
Затем 3 с половиной часа на семейные нужды и вечернюю рутину
6) Завершает день полчаса духовных практик.
Когда я разбил день на эти блоки, я начал
работать с ними следующим образом. В отведенный блок времени я выполняю задачи,
связанные только с выбранной областью.
Если
отведенное время заканчивается, а я не успеваю решить задачу, то я ее переношу
на следующий блок этой области жизни.
Если на
такой блок уже назначена другая задача, то я сравниваю приоритеты этих задач и
работаю над той, чей приоритет выше.
Если я
выполнил задачу, а время в блоке осталось, то я его могу объединить либо со
следующим блоком, либо начать выполнять новую задачу в рамках жизненной области
этого блока.
По описанию может казаться
слишком замороченным, но на самом деле процесс очень прост, и принятие решения
занимает не более пары секунд (при условии, что перед глазами открыт файл с
задачами).
Вот пример: на понедельник у меня
назначена задача — провести встречу с представителями клиента и подготовить
протокол встречи. На задачу выделено 3 часа. Задача находится в жизненной
области — карьера. В плане эта задача стоит в блоке «Карьера». Когда я начал
работать над задачей, оказалось, что мне удалось его завершить за 1.5 часа. У
меня осталось еще 1.5 часа временного блока «Карьера». Я помню, что в прошлый
день у меня не была завершена задача — подготовка плана проекта, на которую я
запланировал 4 часа, но по факту оказалось, что на ее выполнение мне
потребуется еще 1 час. Приоритет у этой задачи был установлен — 4.5. Я
заглядываю в файл задач по карьере и вижу, что у плана — самый высокий
приоритет у оставшихся задач этой области. Я перехожу к задаче по составлению
плана проекта и решаю ее. У меня остается еще полчаса блока времени «карьера».
Далее за этим блоком следует блок «Бизнес». Я помню, что сегодня с утра звонила
жена и просила отвезти ее куда-то, поэтому вечером я могу потратить на задачи
бизнеса на полчаса меньше, чем планировал. Поэтому оставшиеся полчаса блока
«карьера» я переношу в блок «бизнес» и начинаю выполнять ту задачу из этой
области, которая у меня идет по плану.
Если вы работаете с календарем Google, то можете облегчить себе планирование,
если создадите дополнительный календарь другого цвета, в котором поставите на
каждый день блоки по жизненным областям — в виде повторяющихся на каждой неделе
задач. На время планирования включайте видимость этого параллельного календаря
и ставьте задачи, потом, когда вся неделя будет распланирована, отключайте
видимость этого календаря и работайте со своими поставленными задачами.
Что у меня получилось в итоге? Я повысил
эффективность выполнения поставленных на неделю задач от 80% и выше.
Краткий итог: если вы не можете выполнить больше
половины поставленных задач в неделю или просто хотите повысить собственную
личную эффективность, используйте разбиение времени дня на блоки по областям
своей жизни и работайте по той схеме, которую я описал в статье — это поможет
вам продвинуться в личностном росте.
Что
вам стоит делать сейчас? - Начать с малого: изучить мою методику управления
временем, или сотни других аналогов. У всех из них есть свои плюсы и минусы. Но
основная проблема не в методиках — основная проблема в вас самих. Проблема в
том, чтобы сделать усилие над собой и начать работать — сделать первый шаг.
|
